Por: Edilberto Díaz Gaitán
1.- Con el fin de disminuir los riesgos, todo ingreso de bienes, activos, mercancías, piezas, o como se les denomine, deben ser debidamente registrados y marcados.
2.- Para ningún evento, pese a su emergencia, se debe permitir sacar una pieza, mercancía, activo, del área de taller, sin que se haya debidamente registrado en su inventario, y se encuentre igualmente marcado. Tal medida debe incluso comprender a los mismos Jefes de Departamento, sin excepciones.
3.- Igualmente recomendable, que las áreas y operaciones de recepción y de embarques de mercancías, se encuentren físicamente separadas.
4.- Toda recepción de mercancías, activos, piezas, debe estar previamente autorizada por el Departamento de Compras.
5.- Previamente el Departamento de Compras debe remitir al Departamento de Taller y/o mantenimiento las correspondientes ordenes de compra donde se describan específicamente las mercancías a recibir, determinando de igual forma las fechas en las cuales deben ser entregadas a la empresa.
6.- Los manuales de funciones, operaciones, procedimientos, deben establecer claramente los responsables en la recepción de las mercancías en el área de taller, así como de su despacho de ésta área de taller.
7.- Con la disculpa de ventas especiales, operaciones especiales, por ningún motivo se debe permitir a los operarios y ni siquiera a los jefes de departamento, la disposición de mercancías, piezas, activos, sin que se encuentre debidamente registrado su ingreso al área de taller.
8.- El área de inventarios del servicio de taller, debe contar con todas las seguridades de seguridad, enmallado, cerramiento, y para la entrega de piezas, al jefe de taller u operarios autorizados, se debe establecer unas ventanillas pequeñas o medianas, que ojalá cuenten con cámaras de video o seguridad.
9.- Tal como queda implícito en el numeral anterior, sólo determinados funcionarios u operarios estarán autorizados para retirar mercancías, piezas, repuestos, del área de inventarios del servicio de taller y mantenimiento.
10.- En lo posible, se debe limitar el estacionamiento de vehículos de funcionarios, administrativos, trabajadores de reparación y mantenimiento del concesionario, cerca a las àreas de bodegas de mercancías, repuestos, maquinaria especializada. Con menor razón. el estacionamiento de vehículos de personal externo al concesionario. Los contadores de servicios públicos, los tacos de apertura y cierre de servicios públicos, deben quedar siempre en partes externas a las áreas de almacenaje o depósitos de mercancías, repuestos y demás accesorios de los vehículos del concesionario.
11.- Se debe impedir que muebles de gran tamaño en áreas de repuestos o mercancías, que se prestan para depositar cajas con repuestos, mercancías, que posteriormente son sacadas sin registros o autorizaciones.
12.- En el momento de recepción de las mercancías en el área de recepción, se deben sellar las facturas con sello y fecha, para poder controlar posteriormente, sus pagos, descuentos, efectividad de las garantías, etc.
13.- En el ingreso o egreso de mercancías, las verificaciones deben efectuarse de inmediato, sin retardos, para evitar pérdidas o reemplazo de repuestos, mencancías.
14.- No resulta adecuado mantener de manera abierta y permanente, la jornada de recepción y entrega de artículos, repuestos y demás. Lo óptimo, es señalar horarios eficientes que no límiten ventas, prestación de servicios. Esos horarios tampoco deben extenderse, en horarios o días donde no se encuentren en planta los correspondientes supervisores, jefes de departamento de compras, o ventas, o de servicio automotriz, etc.
15.- Se debe rigurosidad en la verificación de antecedentes y referencias, en la contratación del personal encargado del control, recepción, entrega de repuestos, artículos, mercancías.
16.- Un funcionario adicional o encargado en los horarios de recepción, debe vigilar y verificar los vehículos que entregan artículos, mercancías, repuestos, accesorios, constatando que salen vacíos o con las respectivas órdenes selladas de devoluciones.
17.- En razón a la elevada rotación en la entrada y salida de repuestos, artículos, mercancías diversas del concesionario, es muy aconsejable que permanentemente se estén practicando inventarios físicos y reales a los talleres, almacenes, o funcionarios que tienen cierta autonomía para ciertos artículos, como puede ser el caso de radios, llantas, tapetes, espejos, kits de herramientas, y otros productos promocionales, de mercadeo, que con frecuencia se realizan en los concesionarios.
Artículo publicado en Revista Manual del Contador No. 367
